I rimborsi delle spese sostenute dal professionista nello svolgimento dell’incarico devono essere gestiti con attenzione, perché non tutti i rimborsi hanno lo stesso trattamento fiscale e ai fini IVA.
Quando il professionista sostiene direttamente una spesa necessaria per l’esecuzione dell’incarico e la riaddebita analiticamente al cliente, il relativo importo deve essere indicato in fattura. La disciplina dell’art. 54 del TUIR prevede che i rimborsi analiticamente addebitati al committente non concorrano, in linea generale, alla formazione del reddito professionale. Tuttavia, per alcune categorie di spese sostenute in Italia – in particolare vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea – è necessario rispettare specifiche modalità di pagamento. Dal 2025, infatti, la tracciabilità assume particolare importanza: il pagamento deve essere effettuato mediante strumenti qualificati, come bonifico bancario o postale o altri sistemi di pagamento previsti dalla normativa.
Diversa è l’ipotesi in cui il professionista sostenga una spesa in nome e per conto del cliente, disponendo di un documento intestato direttamente a quest’ultimo. In questo caso si tratta di una vera e propria anticipazione e, ricorrendone i presupposti, l’importo può essere escluso dalla base imponibile IVA ai sensi dell’art. 15 del DPR 633/1972. È quindi fondamentale che la documentazione della spesa sia intestata al cliente e che l’operazione sia effettivamente riconducibile a un’anticipazione effettuata per suo conto.
Il rimborso calcolato sulla base dei chilometri percorsi non rappresenta, invece, una semplice spesa anticipata. Il cosiddetto rimborso chilometrico costituisce infatti un addebito collegato all’attività professionale e non può essere automaticamente trattato come una somma esclusa dall’IVA ai sensi dell’art. 15. Lo stesso principio vale per i pedaggi sostenuti direttamente dal professionista quando la relativa documentazione è intestata a quest’ultimo: non è sufficiente definirli semplicemente “rimborsi spese” per poterli considerare esclusi dall’IVA.
La fattura dovrebbe quindi distinguere chiaramente:
La corretta qualificazione della spesa è essenziale non solo per determinare l’imponibile IVA, ma anche per stabilire il relativo trattamento ai fini delle imposte dirette.
In conclusione, prima di inserire un rimborso in fattura non è sufficiente verificare che la spesa sia stata effettivamente sostenuta: occorre stabilire chi ha sostenuto la spesa, a nome di chi è intestato il documento, come è stato effettuato il pagamento e quale natura ha il riaddebito.