Nel contesto aziendale moderno, l’utilizzo della carta di credito aziendale si è progressivamente affermato come strumento di pagamento flessibile e rapido. Tuttavia, dal punto di vista contabile, la gestione dei pagamenti effettuati con carta di credito richiede particolare attenzione, poiché coinvolge la corretta rilevazione delle operazioni e la gestione dei rapporti con la banca e i fornitori. In questo articolo, analizzeremo i principali profili di contabilizzazione dei pagamenti con carta di credito aziendale, fornendo indicazioni operative per la gestione corretta di tali operazioni nel rispetto dei principi contabili nazionali (OIC) e delle norme fiscali vigenti.
La carta di credito aziendale rappresenta uno strumento di pagamento elettronico messo a disposizione di imprese e professionisti, generalmente collegato a un conto corrente aziendale. Essa consente di effettuare acquisti di beni e servizi senza necessità di anticipare liquidità, poiché il pagamento viene effettuato dalla banca emittente in un momento successivo, secondo le condizioni contrattuali stipulate (mensile, a rate, ecc.).Le principali caratteristiche della carta di credito aziendale sono:
Dal punto di vista contabile, l’elemento fondamentale da considerare è che il pagamento mediante carta di credito non determina immediatamente un’uscita di cassa dall’azienda, ma una obbligazione verso la banca che ha anticipato i fondi.
Il pagamento tramite carta di credito aziendale si configura come una forma di pagamento a differimento. Ciò implica che, al momento dell’acquisto, l’azienda non riduce la propria disponibilità bancaria, ma contabilizza un debito verso la banca.Dal punto di vista contabile, è necessario distinguere tra:
Quando un dipendente utilizza la carta per effettuare un acquisto, si genera immediatamente una spesa per beni o servizi. Tale spesa deve essere registrata nella contabilità aziendale secondo il principio della competenza economica, indipendentemente dal momento in cui la banca addebiterà l’importo sul conto corrente.
Esempio pratico:
In questa fase, non c’è ancora un movimento di cassa; il debito verso la banca rappresenta l’obbligazione futura di pagamento.
Il debito verso la banca è una passività finanziaria a breve termine che si concretizza con l’emissione dell’estratto conto della carta di credito. Tale debito deve essere contabilizzato separatamente rispetto ai fornitori, poiché la banca assume il ruolo di intermediario finanziario.
Aspetti fiscali rilevanti:
Oltre alla spesa per beni o servizi, l’utilizzo della carta di credito genera generalmente commissioni bancarie a carico dell’azienda. Le commissioni possono riguardare:
Dal punto di vista contabile, tali oneri vanno registrati separatamente e imputati a conti di costo finanziario.
Esempio:
Quando la banca addebita l’importo totale della carta sul conto corrente aziendale, si chiude il debito verso la banca. La registrazione contabile dell’addebito avviene come segue:
In questa fase, l’uscita di cassa corrisponde all’effettivo pagamento all’intermediario finanziario.
È fondamentale distinguere le spese deducibili ai fini fiscali da quelle non deducibili. Ad esempio:
Il corretto monitoraggio delle spese è essenziale per evitare contestazioni fiscali.
L’uso della carta di credito aziendale richiede procedure interne rigorose per garantire la corretta imputazione contabile delle operazioni. Gli strumenti principali sono:
Questi controlli aiutano a prevenire errori contabili, frodi e problemi fiscali.
Dal punto di vista fiscale, i pagamenti con carta di credito devono rispettare alcune regole specifiche:
Un’attenzione particolare va riservata alle carte aziendali con plafond elevato o multiutente, in quanto la gestione delle spese personali può complicare la corretta deducibilità fiscale.
In molte aziende, la carta di credito è assegnata a più dipendenti. In questo caso, è necessario:
Il controllo del plafond è fondamentale per evitare scoperti e commissioni aggiuntive. Il software gestionale aziendale può integrare alert automatici in caso di superamento dei limiti.
L’integrazione tra software di contabilità e banca consente di automatizzare la registrazione dei movimenti, riducendo errori manuali e velocizzando la chiusura mensile.
Per rendere più chiaro il processo contabile, consideriamo un esempio completo:
Fasi di contabilizzazione:
La gestione contabile dei pagamenti con carta di credito aziendale richiede attenzione sia agli aspetti operativi sia a quelli fiscali. I punti chiave da considerare sono:
Con una gestione attenta e strumenti contabili adeguati, i pagamenti tramite carta di credito possono rappresentare uno strumento efficiente per la gestione della liquidità aziendale, senza compromettere la trasparenza contabile e fiscale.