Deposito tardivo del bilancio nelle SRL e richiesta del verbale di assemblea deserta: cosa fare

Nella pratica delle società a responsabilità limitata può accadere che il bilancio venga approvato e depositato al Registro delle Imprese oltre i termini ordinari previsti dalla legge. In questi casi, la Camera di Commercio può chiedere un’integrazione documentale, richiedendo il verbale di una eventuale assemblea andata deserta. Tuttavia, questa richiesta non sempre è giustificata o applicabile.

I termini per l’approvazione del bilancio

Il Codice civile stabilisce che il bilancio deve essere presentato ai soci entro il termine fissato dallo statuto e comunque non oltre 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, salvo particolari casi che consentono l’estensione fino a 180 giorni. Se la Camera di Commercio ritiene che questi termini non siano stati rispettati, può valutare l’applicazione di sanzioni per omessa convocazione dell’assemblea.

L’assemblea non è sempre obbligatoria

È importante chiarire che, nelle SRL, l’approvazione del bilancio non richiede necessariamente un’assemblea formale. La normativa consente, se previsto dallo statuto, di approvare il bilancio anche tramite:

• consultazione scritta;
• consenso espresso per iscritto dai soci.

In questi casi, non essendoci una riunione assembleare, non si può parlare di mancata convocazione e quindi non avrebbe senso pretendere un verbale di assemblea deserta.Inoltre, il termine entro cui il bilancio deve essere presentato ai soci tutela principalmente i soci stessi. Se questi confermano di aver ricevuto il bilancio nei tempi previsti, non dovrebbe esserci spazio per interventi o sanzioni da parte del Registro delle Imprese.

Chi può redigere un verbale di assemblea deserta

Un altro punto fondamentale riguarda la legittimità del verbale di assemblea deserta.Il verbale può essere redatto solo dal presidente dell’assemblea, che normalmente coincide con chi ha convocato la riunione, poiché è l’unico soggetto in grado di verificare:

• la presenza o assenza dei soci;
• la regolarità della costituzione dell’assemblea;
• l’identità dei partecipanti.

Se la persona che ha convocato l’assemblea non si presenta, nessuno può assumere il ruolo di presidente e quindi non è possibile redigere alcun verbale valido.

Quando l’assemblea va deserta: come comportarsi

Quando nessun socio si presenta alla riunione, la conseguenza naturale è la riconvocazione dell’assemblea in una data successiva.In questi casi non si redige alcun verbale della seduta deserta. La circostanza può essere semplicemente indicata nel verbale della nuova assemblea, specificando che la precedente convocazione non ha avuto partecipanti e che per questo motivo è stata fissata una nuova riunione. Questa indicazione è sufficiente per dimostrare la regolarità della procedura.

Come rispondere alla richiesta della Camera di Commercio

Se la Camera di Commercio richiede il verbale dell’assemblea deserta, si può chiarire che:

• nessun verbale è stato redatto perché non era presente alcun soggetto legittimato a farlo;
• la situazione è stata riportata nel verbale della successiva assemblea;
• la mancata partecipazione era frutto di una scelta condivisa dai soci.

Questo chiarimento dovrebbe essere sufficiente per consentire la regolare conclusione della pratica.

Conclusioni

La richiesta del verbale di assemblea deserta non è sempre corretta né applicabile. Nelle SRL, infatti:

• l’approvazione del bilancio può avvenire anche senza assemblea;
• un verbale può essere redatto solo se è presente chi ha convocato la riunione;
• in caso di assemblea deserta, è sufficiente riportare l’accaduto nel verbale della successiva assemblea.

È quindi fondamentale valutare caso per caso e fornire alla Camera di Commercio una risposta adeguata e motivata, evitando di produrre documenti che non hanno base giuridica.